SỞ VH,TT&DL PHÚ YÊN

CỘNG H̉A XĂ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THƯ VIỆN TỈNH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

Số: ……./TB-TV

 

Tp, Tuy Ḥa, ngày 18 tháng 02 năm 2009

 

THÔNG BÁO SỐ 10

Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản

_____________________

 

            Để giúp cho việc tŕnh bày văn bản được đúng với Thông tư 55/2005/TTLB-BNV-VPCP. Ban Giám đốc Thư viện tỉnh Phú Yên hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản như sau:

            I/ THỂ THỨC VĂN BẢN:

            1. Quốc hiệu

            Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 ḍng chữ: "Cộng ḥa xă hội chủ nghĩa Việt Nam" và "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc"

            2.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

            Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).

            Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được chi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập

            Ví dụ:

SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH PHÚ YÊN

THƯ VIỆN TỈNH

           

            3. Số, kư hiệu của văn bản hành chính:

            Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng kư văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mối loại văn bản hành chính được ban hành, cơ quan quy định cụ thể việc đăng kư và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

            Kư hiệu của văn bản hành chính:

            - Kư hiệu của quyết định (cá biệt) và của các h́nh thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản như:

Tên loại văn bản

Chữ viết tắt

Quyết định (cá biệt)

QĐ

Thông báo

TB

Chương tŕnh

CTr

Kế hoạch

KH

Đề án

ĐA

Báo cáo

BC

Biên bản

BB

Hợp đồng

HĐ

Tờ tŕnh

TTr

Giấy chứng nhận

CN

Giấy ủy nhiệm

UN

Giấy mời

GM

Giấy giới thiệu

GT

Giấy nghỉ phép

NP

Giấy đi đường

ĐĐ

 

            - Kư hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ tŕ soạn thảo công văn đó (nếu có)

            Ví dụ:

                        Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn pḥng Chính phủ soạn thảo: Số:…../CP-HC

                        Công văn của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Phú Yên do Văn pḥng Sở soạn thảo: Số:…../SVHTTDL-VP

                        Công văn của Thư viện tỉnh Phú Yên soạn thảo: Số:…../TV

            4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

            a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

            Đối với các tỉnh: là tên của thị xă, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

            Ví dụ: văn bản của UBND tỉnh Phú Yên và của các Sở, Ban, Ngành thuộc tỉnh(có trụ sở tại thành phố Tuy Ḥa): Tuy Ḥa

            b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

            Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày…..tháng….năm…..; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

            5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

            a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

            b) Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ảnh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

6. Chức vụ, họ tên và chữ kư của người có thẩm quyền

            a) Việc ghi quyền hạn của người kư được thực hiện như sau:

            - Trường hợp kư thay mặt tập thể th́ phải ghi chữ viết tắt "TM"(thay mặt) vào trước tên tập thể lănh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

            - Trường hợp kư thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức th́ phải ghi chữ viết tắt "KT" (kư thay) vào trước chức vụ người đứng đầu;

            - Trường hợp kư thừa lệnh th́ phải ghi chữ viết tắt "TL" (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu;

- Trường hợp kư thừa ủy quyền th́ phải ghi chữ viết tắt "TUQ" (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu;

            b) Chức vụ của người kư

            Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lănh đạo chính thức của người kư văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc v.v.., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do 2 hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành

            7. Dấu của cơ quan, tổ chức

            Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan

            8. Nơi nhận

            Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

            Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

            - Phần thứ nhất bao gồm từ "kính gởi", sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

            - Phần thứ hai bao gồm từ "nơi nhận", phía dưới là từ "như trên", tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn

           

II/ KỸ THUẬT TR̀NH BÀY

            1. Khổ giấy, kiểu tŕnh bày và định lề trang văn bản

            a) Khổ giấy

            Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được tŕnh bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm).

            Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gởi, phiếu chuyển có thể được tŕnh bày trên giấy khổ A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn

            b) Kiểu tŕnh bày

            Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được tŕnh bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

            Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng th́ văn bản có thể được tŕnh bày theo chiều rộng của trang giấy

c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

- Trang mặt trước:

Lê trên: cách mép trên từ  20-25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ  20-25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm;

- Trang mặt sau:

Lê trên: cách mép trên từ  20-25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ  20-25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm;

2. Kỹ thuật tŕnh bày các thành phần thể thức văn bản

Vị trí tŕnh bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được tŕnh bày như sau:

a) Quốc hiệu

Quốc hiệu được tŕnh bày tại ô số 1.

Ḍng chữ trên: “Cộng hoà xă hội chủ nghĩa Việt Nam” được tŕnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Ḍng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được tŕnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của ḍng chữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được tŕnh bày tại ô số 2.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được tŕnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được tŕnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của ḍng chữ và đặt cân

đối so với ḍng chữ.

c) Số, kư hiệu của văn bản

Số, kư hiệu của văn bản được tŕnh bày tại ô số 3.

Từ “số” được tŕnh bày bằng chữ in thường, kư hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và kư hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong kư hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:

          Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SVHTTDL-VP.

          d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được tŕnh bày tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.

Ví dụ: Tuy Ḥa, ngày 05 tháng 02 năm 2009

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được tŕnh bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ tŕnh và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa ḍng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của ḍng chữ và đặt cân đối so với ḍng chữ.

Trích yếu nội dung công văn được tŕnh bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

e) Nội dung văn bản

Nội dung văn bản được tŕnh bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được tŕnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống ḍng, chữ đầu ḍng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các ḍng hay cách ḍng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách ḍng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.

Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lư để ban hành th́ sau mỗi căn cứ phải xuống ḍng, cuối ḍng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm th́ tŕnh bày như sau:

- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được tŕnh bày trên một ḍng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mă. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được tŕnh bày trên một ḍng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được tŕnh bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được tŕnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ th́ tŕnh bày như sau:

- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được tŕnh bày trên một ḍng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mă. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mă, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được tŕnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được tŕnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

g) Chức vụ, họ tên và chữ kư của người có thẩm quyền

Quyền hạn, chức vụ của người kư được tŕnh bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người kư được tŕnh bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người kư được tŕnh bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người kư văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được tŕnh bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Chữ kư của người có thẩm quyền được tŕnh bày tại ô số 7c.

h) Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu của cơ quan, tổ chức được tŕnh bày tại ô số 8.

i) Nơi nhận

Nơi nhận được tŕnh bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được tŕnh bày như sau:

- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được tŕnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân th́ từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được tŕnh bày trên cùng một ḍng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên th́ tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được tŕnh bày trên một ḍng riêng, đầu ḍng có gạch ngang, cuối ḍng có dấu chấm phẩy, cuối ḍng cuối cùng có dấu chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được tŕnh bày như sau:

- Từ “nơi nhận” được tŕnh bày trên một ḍng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được tŕnh bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được tŕnh bày trên một ḍng riêng, đầu ḍng có gạch ngang, cuối ḍng có dấu chấm phẩy; riêng ḍng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.

3. Phông chữ tŕnh bày văn bản

Phông chữ sử dụng để tŕnh bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mă kư tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Thông báo này được thực hiện kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2009.

 

Nơi nhận:

    - Các pḥng thực hiện;                                                                                           GIÁM ĐỐC

    - Lưu HC.                                               

                                                        Dương Thái Nhơn

 

*Mẫu kèm theo: